Todo & Reminder & Calendar

你有选择恐惧症是因为你的选择很多,我不会为到底该买奔驰还是买宝马而纠结是因为我都买不起。

当效率类软件越来越多的时候,他们的本质都一样,但因为功能、界面、体验等因素,让我们产生了选择的余地,也使我们产生了纠结,比如我今天要说的 Todo、Reminder 和 Calendar。当然大多数人会觉得这三种东西其实就是讲的一个事儿:把要做的事情记录下来,可能还得设个 ddl,要做这个事情太简单了,现在人手一部手机,手机上都有日历软件,挑个好日子记录下来,最多再设个提醒,大概就是这样了。如果不是有那么多的项目管理类软件出现,我大概都不知道一个简单的事情可以衍生出这么多复杂的玩意(甚至你都不觉得一个 GTD 软件能卖上百)。

准确地来说,todo、reminder 和 calendar 的功能虽然看起来一样,但却有着微小的不同,这些微小的不同点会让你觉得很不舒服。举一个简单的例子来说——就举个与目前情况最贴近的,期末了各种各样的事情多了起来,既要完成期末报告,又得准备期末考试,而且生活还得继续下去,光靠脑子已经无法记录这么多琐事了:

  1. 周三晚上 8 点要去参加期末报告的小组讨论
  2. 周五有选修课的期末考试
  3. 所以周四一天要拿来复习
  4. 然后寝室的电费要没了得去交电费
  5. 还得找个时间选下学期的课
  6. 要写两个思考题

当然这只是举个例子(我就是这么爱栗子,当然这都是我现在要做的),实际上还有许许多多琐碎和重复的事情。那么问题来了,这么多的 tasks 该记在哪?要怎么记?记在纸上吗,显然纸他不会提醒我什么时候该做什么啊。

一开始我把这些事情都用 iOS 自带的 calendar 日历记录下来,在日历中创建的,叫 event 事件,日历中记录的是事件,也就是一段时间内你在干什么。然后在记录的时候我发现,像这种明天去交电费这种事情,我该怎么往 calendar 里添加?这个事情我也不知道会花多少时间,总不能把全天事件选项勾上吧。

后来我找到 reminder,reminder 以 list 的方式显示你的 task,可以附加时间提醒,完成了的任务只要轻轻一点就会归入 Archived 中。这也是 calendar 另一个欠缺的地方,你的 event 永远在那里,你做完了它还在那里,多年以后你回过头来翻你的日历——“诶?这玩意我当时到底做没做啊?”

然后到了期末复习阶段,我要复习 A B C D E 科目,并没有先后顺序,而且我已经在 calendar 中挑选了合适的时间作为复习时间。Event 又不支持 sub-events(如果有哪款日历支持请告诉我…),难道要一个一个记录到 reminder 中吗?但我仅仅只需要一个快速且醒目的 todo-list


所以总结一下,event/reminder/todo 这三者,其实就是一个大小、时间、范围的区别。

  • Calendar 中的 Event 属于大事件(暴走大事件),是为了让你对你的时间有一个全局性掌控的工具。有开始时间和截至时间,表示一个时间段内发生的事情,事件属于比较正式而且重要的类型,使用 calendar 一般是在每周或者每月制定计划时进行的(如果突然产生新事件要加入,我会选择记在 todo 里,然后找一个时间添加到 calendar 中)。Event 的录入相对来讲比较复杂和耗时间,一般需要填的有 event 的名称,起始时间,地点(如果有的话),存储到哪个日历(例如工作或生活,用以颜色区分便于查看),提醒时间,最后再写上相应的 note 备注等。这一系列操作在手机上进行相当费神,所以我推荐在电脑上进行记录,手机仅仅是查看的一个工具。同时这些 event,设置完了不需要手动的去 archive,它就显示在你设定的那个日期里。

  • Reminder 对时间非常敏感,是一个用来提醒你该干什么的工具。使用起来简单粗暴,不像 event 那么复杂,你只需要写下你要干什么,然后设置一个提醒时间就可以了。Reminder 用时间提醒来严格约束自己行为,对于一些对起始时间敏感,但对总体使用时间并不过多要求的实践,我们可以记录在 reminder 中。reminder 在事件大小上没有 event 那么大,但却非常重要,且容易被忽视,错过了往往会产生严重后果。calendar 用以记录一个时间段该干什么,而 reminder 用以记录一个时间点该干什么。

  • Todo 属于轻量级 task 记录软件,不具备提醒和规划功能,但 todo 记录的内容既可以包括时间段事件,也可以包括时间点事件。Todo 中的内容,没有严格的时间限定,但其中大部分都会是近期应该完成的内容(当然我的 todo list 也包含了 Later 这一项,不知道会在什么时候去做的事件放在了这里)。并且 todo 的一个重要特性是记录和查看的方便性,随时能记,随时能看,并且其中的任务具有单一性,一项任务中只包含一条内容,方便标记与整理。Todo-list 在三种工具中,应该是刷脸值最高的一项工具,Calendar 可能每天看一次或者有需要看一次就可以,Reminder 压根不需要去查看,它自己会提醒你,而 todo 就得经常翻出来,对照自己的任务进度做下一步规划。


其实说来说去,这些都是 GTD 的理念,Omnifocus 已经把这些功能整合做到极致了。但话又说回来了,omnifocus 整合了这么多功能,但每一项总有一些小的瑕疵,或者用着不顺手的地方。比如 omnifocus 的 inbox,其实就是一个 todo-list,但这个 inbox 太不显眼了,在 Mac 上还好,在 iPhone 上至少要点击两次才能看到 inbox 的项目;没有专用的 Reminder 设置,仍然是起始时间和结束事件,并且事件提醒默认为截止事件;Focus Mode 在显示方式上不如 Calendar。就是样样精通,但样样都做得不够细致,整体优秀,但细节不足。这也是我放弃 omnifocus 的原因。

目前我使用三款软件来记录我的 todo/reminder/event

Todo.txt+geektool

详情请参照我这篇博文:Todo.txt

Due

iOS 上的一款 reminder 软件,使用起来简单粗暴——打开软件>>>>>添加事件>>>>>选择提醒事件,同时支持 URL scheme(包括 x-callback-url,参照我写的 x-callback-url 与 Due

Fantastical

一款优秀的 Calendar 软件,Mac 版有状态栏支持,iOS 版支持通知中心 widget,同时对自然语言的支持非常完善。


最后:

其实适合自己的才是最好的

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